Beginnen met agile beheer

Goed, je weet nu iets meer over wat agile beheer is. Is bij jou daardoor ook het vlammetje aangegaan? Of had je dat gevoel al veel langer, maar wist je nog niet precies wat je er mee aan moest? Lees dan vooral verder, want nu gaat het echte werk beginnen. Wie of wat je ook bent, als je voelt dat de huidige gang van zaken binnen jouw organisatie niet langer aansluit bij jouw waarden en normen, dan is nu het moment om er iets aan te gaan doen.

Maar hoe? Hoe zorg je ervoor, dat dingen gaan veranderen? Denk alsjeblieft niet meteen weer aan protocollen, beleidsplannen en dat soort zaken. De verandering die je wilt bewerkstelligen, moet namelijk van binnenuit komen. Wees overigens gerust: dit was gelijk het meest zweverige deel van dit artikel. Door naar de concrete aanpak.

Nee

Wen maar vast aan het woord dat je het meeste zal horen: ‘nee’. Deze paragraaf is er niet voor niets aan opgedragen.

‘Nee’ wordt op vele manieren uitgesproken. Sommige mensen gebruiken alleen het woord ‘nee’, anderen maken er een een hele lange zin van. Weer anderen zeggen het niet, maar voorzien je in plaats daarvan van een soort bezigheidstherapie; ja, je mag een voorstel schrijven, maar na inlevering verdwijnt die onder in een la, om er vervolgens nooit meer uitgehaald te worden. Het woord ‘nee’ is nooit aangenaam te horen, in welke vorm dan ook. ‘Nee’ staat voor afwijzing en weerstand en ontneemt je dikwijls je energie.

Maar bekijk het nu eens zo. Een ‘nee’ is niets meer dan het huidige systeem dat zichzelf verdedigt. Het huidige systeem wil zich immers, zoals elk ander systeem, in stand houden. En dat is ook logisch. Het huidige systeem voorziet mensen in werk, geeft mensen een stuk van hun identiteit en geeft bovendien zekerheid. Wees eerlijk, zou jij meteen ‘ja’ zeggen tegen iemand die je vertelt dat hij alles wil veranderen? Oh ja, jij wel natuurlijk…

Ja, ik wil!

Nu naar de positieve insteek. Je moet een duidelijk beeld hebben van waar je naar toe wilt. Dit is namelijk hetgeen dat je gaat uitdragen naar je supporters. Neem een applicatie en schets het toekomstbeeld. Bij het concreet maken van je plannen, maak je ook het team concreet. Welke rollen je nodig hebt in je team, scheelt van organisatie tot organisatie. Het belangrijkste is is dat het team zelfstandig beslissingen kan nemen en ook zelfstandig wijzigingen kan doorvoeren. Als niet alle rollen zijn vertegenwoordigd, begin je het ‘experiment’ met een achterstand. Bij agile beheer gaat het immers om snel inspelen op veranderingen en via korte lijnen communiceren, en dat is lastig aan te tonen bij een team dat geen stap mag zetten zonder goedkeuring van bovenaf.

Uiteraard kies je in je verhaal voor een applicatie en team waarbij de kans groot is dat je successen gaat behalen. Deze kans op succes is afhankelijk van de volgende zaken:

  • De mate waarin het team agile beheer ziet zitten
  • De mate waarin het team de benodigde kunde heeft
  • De mate waarin alle rollen in het team zijn vertegenwoordigd
  • De mate waarin het team een ‘zegen’ heeft van het management
  • De mate waarin het team mandaat heeft of dit mandaat snel kan verwerven

Ja, wij willen ook!

Het is dus duidelijk: met jouw droom ga je de hort op en zoek je naar meer mensen die zeggen ‘ja, ik wil!’ Dit zijn je supporters. Het zijn de mensen die het ook oneens zijn met de huidige gang van zaken. Zij zullen je steunen in je zoektocht naar verandering. Je vindt ze overal, als je maar goed zoekt. Vertel je verhaal zo vaak mogelijk, want met zwijgen kom je nergens.

Vergeet daarbij niet dat je supporters op alle niveaus nodig hebt. Met alleen maar beheerders ga je er niet komen, maar met alleen maar klanten ook niet. Je hebt een mix nodig van medestanders. Zoek dus bij verschillende groepen naar steun en verzamel zoveel mogelijk supporters om je heen.

Vreemd hè?

Is je iets opgevallen toen je het toekomstbeeld schetste? Hoe vaak vloog je door het hoofd ‘maar dat lukt hier toch nooit’ of ‘dat wil Jantje toch nooit’? Dat is het vreemde aan in een systeem zitten, je kan je slecht voorstellen dat het op een andere manier gaat. Maar toch kan het en als je maar eenmaal je beeld hebt gevormd, is het ook makkelijk om mensen mee te krijgen. Je moet nooit vergeten dat je er niet alleen voor staat. Er zijn er zat die je willen helpen maar niet weten hoe. En uiteraard wil ik je ook altijd helpen, neem gewoon maar contact op.

In één keer perfect?

Supporters, een team, een applicatie; aan de slag! Natuurlijk ga je er vanuit dat je plannen werken en dat de gehele organisatie je straks na deze proof-of-concept dankbaar in de armen valt omdat je ze verlicht hebt. In theorie gaat dat natuurlijk lukken. Maar in theorie zijn heel veel dingen een stuk simpeler.

Onthou daarom dat het niet allemaal in één keer perfect zal gaan. Sterker nog, het hele idee achter agile beheer is dat je telkens kleine verbeteringen doorvoert. Je moet zelf dus ook het idee van een perfect eindresultaat uit je hoofd proberen te zetten. Zorg dat je per keer een beetje beter wordt, én dat je de zegen van de lagen boven je blijft houden.

Kies voor losse stappen. De ene keer kan je extra aandacht besteden aan het eenvoudig live zetten van wijzigingen. Een volgende keer kijk je misschien of architectuur makkelijker valt in te passen. Door telkens met elkaar te blijven communiceren, voel je aan waar de kansen liggen en krijg je een steeds beter functionerend team.

Als het team eenmaal een succes is, draag het dan zo breed mogelijk uit. Deel je ervaringen met je supporters en creëer een sneeuwbal-effect. Meer supporters, meer agile beheer-projecten, meer goed communicerende teams. Stapje voor stapje implementeer een nieuwe werkwijze binnen je organisatie.