Kanban in de beheer-praktijk

Een poos terug heb ik een introductie geschreven over DevOps, Scrum en Kanban, deze is te vinden op: Devops, scrum en Kanban. De vraag die regelmatig binnenkomt, is hoe Kanban in de praktijk kan worden gebruikt. Mijn korte antwoord is dan meestal: op elke manier die visueel zichtbaar maakt waar een team bezig is aangezien Kanban een communicatiemiddel is. Aangezien ik ook wel eens van de langere antwoorden ben, beschrijf ik in dit artikel het bord, de indeling, de kaartjes en de werkwijze.

Het bord

De eerste vraag die opkomt, is waar je het bord gaat maken. Wordt het een fysiek bord of een virtueel bord? Mijn voorkeur heeft het fysieke bord omdat het altijd zichtbaar is en het fijn is om briefjes te verhangen van de ene naar de andere kolom (over de indeling later meer). Een fysiek bord kan alles zijn waar je strepen op kan maken (met stift, tape of iets anders), op kan schrijven en briefjes op kan plakken. Ik heb ze gezien op muren, whiteboards, speciale magnetische borden en nog veel meer mogelijkheden. Kijk eens rond wat er eventueel zou kunnen. Zoals altijd: wees niet bang, er kan altijd meer dan je denkt.

Uiteraard zijn er omgevingen waar het niet mogelijk is om een fysiek bord te maken dus dan wordt een digitaal bord (zoals bijvoorbeeld met Trello een goed alternatief. Voor de wat verder uitgewerkte workflow is Jira van Atlassian aan te raden. Belangrijk om te weten is dat Trello gratis is, Jira kost als je het voor je het team gaat gebruiken wel geld.

De meest aantrekkelijke variant is om de voordelen van een fysiek bord te combineren met een digitaal bord. Denk hierbij aan grote touchscreens of monitoren die altijd in de buurt aan staan. Dit is wel eens wat lastiger te regelen bij sommige organisaties…

De indeling van het bord

Als je eenmaal een medium hebt om je bord op weer te geven, wordt het tijd voor de indeling van het bord. Het meest eenvoudig is om te beginnen met drie kolommen, te weten ‘to do’, ‘doing’ en done. Dat is een indeling die heel erg intu├»tief is. Wat ook helpt is om om horizontale strepen te zetten (en zo swimlanes te maken, zoals ze worden genoemd) en bijvoorbeeld de bovenste urgent te labelen, die daar onder belangrijk en die daar onder gewoon. Op het Internet zijn erg veel voorbeelden te vinden, ik zal er hier naar een paar linken:

Overigens, ik haal deze uit het volgende artikel: Organize your tasks using kanban boards, een erg leesbaar artikel.

De kaartjes

Wat is er nou te vertellen over de kaartjes zal je je misschien afvragen. Het zijn toch gewoon post-its? Ja, dat is vaak waar maar er valt wel wat te vertellen over de kaartjes. Ten eerste, de omschrijving die je op het kaartje zet, is heel erg belangrijk. De omschrijving die je er op zet, moet namelijk voor het hele team duidelijk zijn. Binnen sommige teams is een tweeletterige afkorting genoeg om te weten wat er speelt, meestal is er meer voor nodig.

Het tweede wat opkomt, is hoe je weet wie met een bepaald kaartje bezig is. Hetgeen je hierbij moet afwegen, is of het nodig is om dit bij te houden. Voegt dit echt iets toe of is het een reflex van het oude denken waarin controle de boventoon voerde? Kan je bijvoorbeeld ook volstaan met het gewoon even rond te roepen? Als het echt waarde toevoegt, zijn er een paar oplossingen. Een van die oplossing zijn gekleurde post-its. Je kan hier de naam opschrijven van de persoon of gewoon kleuren toekennen. Uiteraard kan je ook gewoon ‘normale’ post-its opknippen en hier namen op schrijven. Maar blijf er scherp op of het echt waarde toevoegt.

De werkwijze

Om te beginnen, is het zaak om met het hele team een basale inrichting van het bord te maken en een ieder de kans geven om zijn kaartjes op het bord te plakken. Daarna is het handig om elke dag even met zijn allen bij het bord te staan en een rondje te maken waarbij iedereen de volgende vragen beantwoordt: ‘wat heb je gisteren gedaan, wat ga je vandaag doen en waar loop je tegenaan?’. Uiteraard is dit ook het moment om kaartjes te verhangen als deze nog niet verhangen zijn. Gedurende de dag kunnen kaartjes worden verhangen, mensen worden toegekend aan aan kaartjes en het bord gewoon worden gebruikt. Na een week is het tijd voor een evaluatie waarbij kolommen worden toegevoegd, verwijderd of anders ingedeeld. Deze evaluatie (waar ook het waarde toevoegende van het bord ter discussie staat) is iets wat regelmatig moet terugkomen. Zo blijft het bord fris, scherp en niet een plichtmatig iets wat tot de cultuur is gaan behoren.

Feedback op dit artikel is zeer welkom, direct hieronder of via de contact-pagina.